Seit dem 01.08.2022 haben Arbeitgeber strengere Informationspflichten über Arbeitsbedingungen gegenüber ihren Arbeitnehmern zu erfüllen. Das Nachweisgesetz (NachwG) gab es schon vor dem 01.08.2022 und es hat schon zuvor geregelt, wie Arbeitnehmer über geltende Arbeitsbedingungen informiert werden sollen. Neu ist für Einstellungen seit August 2022 unter anderem, dass diese Informationspflichten nun schriftlich erfüllt werden müssen. Die Neufassung des deutschen Nachweisgesetzes stellt die Umsetzung der europäischen Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Nachweisrichtlinie) dar.
Übersicht
- Was ist neu?
- Welche Nachweispflichten sind umfasst?
- Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?
- Was passiert bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?
1. Was ist neu?
Arbeitnehmer hatten schon vor der Erneuerung einen Anspruch auf Anforderung bei ihrem Arbeitgeber einen schriftlichen Nachweis über die geltenden Arbeitsbedingungen zu erhalten. Durch die Neufassung wurde die Liste der Informationspflichten des Arbeitgebers, die nachzuweisen sind (Nachweispflichten), erweitert
Für seit dem 01.08.2022 begründete Arbeitsverhältnisse besteht die schriftliche Nachweispflicht jetzt auch ohne das Verlangen des Arbeitnehmers. Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 01.08.2022 bestanden haben, sind Nachweise allerdings nach wie vor nur auf Anforderung des Arbeitnehmers zu erbringen.
2. Welche Nachweispflichten sind umfasst?
Die Nachweispflichten sind in § 2 NachwG erfasst. Dieser Katalog wurde im August 2022 erweitert.
Auf die folgenden Angaben bezieht sich die schriftliche Nachweispflicht:
- der Name und die Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart: die Dauer der Probezeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
- bei Schichtarbeit: Angaben zum System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten
- bei Abrufarbeit: genaue Angaben zur Ausgestaltung
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
Folgende Fristen gelten für die einzelnen Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz:
- der Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen;
- das Datum des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit und die Dauer einer Probezeit müssen spätestens am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen;
- die übrigen Angaben müssen spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen.
3. Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?
Soweit Arbeitgeber schriftliche Arbeitsverträge abschließen, sollten diese Arbeitsverträge einmal auf die neuen Anforderungen des Nachweisgesetzes durchgesehen werden und dahingehend ergänzt. Soweit der schriftliche Arbeitsvertrag über alle Nachweispflichten informiert, muss kein weiterer Nachweis erstellt werden. Aber Achtung! Arbeitsverträge sind nur dann als Nachweis ausreichend, wenn sie schriftlich (in „Papierform“) abgeschlossen werden. Arbeitgeber, die Arbeitsverträge in elektronischer Form abschließen, müssen zusätzlich einen schriftlichen unterschriebenen Nachweis erstellen, auch wenn der elektronische übermittelte Vertrag bereits alle Pflichtangaben enthält.
Der Abschluss eines Arbeitsvertrags ist auch nach wie vor formfrei (mündlich) möglich. Allerdings müssen Arbeitgeber in diesem Fall dem Arbeitnehmer eine schriftliche Auflistung der Nachweispflichten zu dem konkreten Arbeitsverhältnis aushändigen. Der Nachweis muss in diesem Fall nur vom Arbeitgeber unterschrieben sein.
4. Was passiert bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?
Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz hat keine Auswirkung auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages. Der Verstoß kann allerdings im Wege einer Ordnungswidrigkeit mit bis zu 2.000,00 € Geldbuße geahndet werden (§ 4 NachwG).
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