Arbeitsvertrag per E-Mail: Was digital geht – und wo die Schriftform bleibt

Kann ein Arbeitsvertrag per E-Mail geschlossen werden? Die Antwort hängt davon ab, was genau gemeint ist: der Vertragsschluss selbst, der Nachweis der Arbeitsbedingungen oder einzelne Vereinbarungen, für die das Gesetz eine besondere Form vorschreibt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, das die Nachweispflicht auf die Textform umgestellt hat. Dieser Beitrag ordnet die Formfragen nach geltender Rechtslage ein.

Der Vertragsschluss ist formfrei

Ein Arbeitsvertrag kommt durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen zustande – schriftlich, per E-Mail, in einem Messenger oder mündlich. Eine gesetzliche Formvorschrift für den Abschluss gibt es nicht. Ein per E-Mail vereinbartes Arbeitsverhältnis ist deshalb wirksam. Etwas anderes gilt nur, wenn ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung die Schriftform vorschreibt; eine solche Klausel wirkt in der Regel als Nachweis- und nicht als Wirksamkeitsvoraussetzung, was im Einzelfall auszulegen ist.

Die Nachweispflicht: Textform seit 2025

Vom Vertragsschluss zu trennen ist die Pflicht des Arbeitgebers, die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz zu dokumentieren. Bis Ende 2024 verlangte § 2 NachwG dafür die Schriftform – ein Vertrag per E-Mail war zwar wirksam, der Arbeitgeber musste aber zusätzlich einen unterschriebenen Nachweis auf Papier aushändigen. Seit dem 1. Januar 2025 genügt die Textform (§ 126b BGB), wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber ihn zur Empfangsbestätigung auffordert. Ein vollständiger Arbeitsvertrag im PDF-Anhang einer E-Mail erfüllt die Nachweispflicht damit in den meisten Branchen; auf Verlangen des Arbeitnehmers ist weiterhin ein schriftlicher Nachweis zu erteilen. Ausgenommen sind die Wirtschaftsbereiche mit Sofortmeldepflicht nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG – etwa Bau, Gastronomie, Logistik und Gebäudereinigung –, in denen es bei der Schriftform bleibt. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zum Nachweisgesetz.

Welche Vereinbarungen weiterhin Schriftform verlangen

Unabhängig vom Nachweisgesetz schreibt das Gesetz für einzelne arbeitsrechtliche Vereinbarungen die Schriftform vor. Sie lassen sich nicht per E-Mail wirksam vereinbaren:

• Befristung: Die Befristungsabrede bedarf der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Fehlt sie, gilt der Vertrag als unbefristet geschlossen. Zulässig ist die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur beider Seiten (§ 126a BGB); eine einfache E-Mail oder ein eingescanntes Unterschriftsbild genügt nicht.
• Kündigung und Aufhebungsvertrag: Beide bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam – dazu unser Beitrag Kündigung in der Probezeit.
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot: Schriftform und Aushändigung einer unterzeichneten Urkunde (§ 74 Abs. 1 HGB).

Ein Arbeitsvertrag, der eine Befristung oder ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot enthält, sollte deshalb weiterhin von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben oder qualifiziert elektronisch signiert werden – sonst ist zwar das Arbeitsverhältnis wirksam, die formbedürftige Klausel aber nicht.

Digitale Signatur, Scan und PDF

Für die Textform reicht jede lesbare, dauerhaft speicherbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist – E-Mail, PDF oder eine Signatur über ein Dokumentenportal. Die Schriftform ersetzt dagegen nur die qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung (§ 126a BGB). Ein Scan der unterschriebenen Urkunde, ein eingefügtes Unterschriftsbild oder eine „einfache“ elektronische Signatur wahren die Schriftform nicht. Wer Verträge vollständig digital abschließen will, sollte das Signaturverfahren daran ausrichten, welche Klauseln der Vertrag enthält.

Was Arbeitgeber beachten sollten

• Unbefristete Arbeitsverträge ohne nachvertragliches Wettbewerbsverbot können per E-Mail geschlossen und in Textform nachgewiesen werden – mit Empfangsbestätigung und dokumentiertem Zugang.
• Befristete Verträge und Wettbewerbsverbote: Schriftform oder qualifizierte elektronische Signatur, vor Arbeitsbeginn.
• Kündigungen und Aufhebungsverträge: ausschließlich auf Papier mit Originalunterschrift.
• In den Branchen mit Sofortmeldepflicht bleibt der Nachweis in Schriftform.

Welche Klauseln in einem Arbeitsvertrag kritisch sind, erläutert unsere Seite Arbeitsvertrag prüfen. Bei Fragen zur Vertragsgestaltung beraten wir Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Ahrensburg und Hamburg – einen Überblick gibt die Seite Arbeitsrecht.