Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Seit dem 1. August 2022 ist der Katalog der nachzuweisenden Angaben deutlich länger (Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen); seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Nachweis in den meisten Branchen die Textform (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Dieser Beitrag beschreibt die geltende Rechtslage.
Wer muss wem was nachweisen?
Die Nachweispflicht trifft jeden Arbeitgeber gegenüber jedem Arbeitnehmer – unabhängig von Betriebsgröße und Umfang der Beschäftigung. Sie besteht von Gesetzes wegen; der Arbeitnehmer muss den Nachweis nicht verlangen. Ein Verstoß berührt die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags nicht, kann aber als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet werden (§ 4 NachwG).
Welche Angaben gehören in den Nachweis?
Der Katalog steht in § 2 Abs. 1 NachwG. Nachzuweisen sind insbesondere:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, bei Befristung das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer,
- der Arbeitsort oder der Hinweis, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten tätig wird oder den Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Beschreibung der Tätigkeit,
- die Dauer einer vereinbarten Probezeit,
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Überstundenvergütung, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen – jeweils getrennt –, dazu Fälligkeit und Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem, bei Abrufarbeit die gesetzlich vorgesehenen Angaben,
- die Möglichkeit, Überstunden anzuordnen, und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- bei einer betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger dessen Name und Anschrift,
- das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
- ein allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Welche Fristen gelten?
Der Nachweis ist gestaffelt zu erteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 5 NachwG):
- spätestens am ersten Arbeitstag: Name und Anschrift der Parteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit;
- spätestens am siebten Kalendertag nach Beginn: Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit;
- spätestens einen Monat nach Beginn: alle übrigen Angaben.
Ändern sich wesentliche Arbeitsbedingungen, ist die Änderung dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam wird (§ 3 NachwG). Für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, muss der Nachweis nur auf Verlangen des Arbeitnehmers erteilt werden – dann innerhalb von sieben Tagen für die Kernangaben und innerhalb eines Monats für die übrigen (§ 5 NachwG).
Textform oder Schriftform?
Bis Ende 2024 verlangte das Gesetz für den Nachweis die Schriftform, also ein vom Arbeitgeber eigenhändig unterschriebenes Papier. Seit dem 1. Januar 2025 genügt die Textform (§ 126b BGB): Der Nachweis kann als PDF oder E-Mail übermittelt werden, wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber ihn auffordert, den Empfang zu bestätigen. Verlangt der Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis, muss der Arbeitgeber ihn weiterhin auf Papier mit Unterschrift erteilen.
Die Textform gilt nicht in den Wirtschaftsbereichen, für die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz eine Sofortmeldepflicht vorsieht (§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG) – unter anderem Bau, Gastronomie, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Schaustellergewerbe und Fleischwirtschaft. Dort bleibt es bei der Schriftform.
Ersetzt der Arbeitsvertrag den Nachweis?
Ja, wenn er alle Pflichtangaben enthält und die zulässige Form wahrt (§ 2 Abs. 5 NachwG). Ein schriftlicher Arbeitsvertrag genügt immer; ein in Textform geschlossener Vertrag genügt in den Branchen, in denen die Textform für den Nachweis zugelassen ist. Wird der Arbeitsvertrag mündlich geschlossen, was weiterhin zulässig ist, muss der Arbeitgeber die Angaben gesondert nachweisen. Welche Vereinbarungen unabhängig vom Nachweisgesetz einer besonderen Form bedürfen – etwa Befristung, Kündigung und nachvertragliches Wettbewerbsverbot –, erläutert unser Beitrag Arbeitsvertrag per E-Mail.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
- Musterarbeitsverträge mit dem Katalog des § 2 Abs. 1 NachwG abgleichen – häufig fehlen die getrennte Aufschlüsselung des Entgelts, die Angaben zu Überstunden, der Hinweis auf das Kündigungsverfahren und die Klagefrist sowie der Fortbildungsanspruch.
- Den Übermittlungsweg festlegen: Papier mit Unterschrift oder Textform mit Empfangsbestätigung; in den Branchen mit Sofortmeldepflicht nur Papier.
- Den Zugang dokumentieren – die Beweislast für einen ordnungsgemäßen Nachweis liegt beim Arbeitgeber.
- Bei Änderungen der Arbeitsbedingungen die Mitteilungspflicht nach § 3 NachwG in den Prozess für Vertragsänderungen aufnehmen.
Was in einem Arbeitsvertrag über die Pflichtangaben hinaus geregelt werden sollte, steht auf unserer Seite Arbeitsvertrag prüfen; einen Überblick über unsere Beratung gibt die Seite Arbeitsrecht.